Yhdistyksen säännöt
Tietosuojaseloste
Evästeilmoitus

Yhdistyksen säännöt

1 §
Yhdistyksen nimi on Lahden Runomaraton ry. Yhdistyksestä käytetään näissä säännöissä nimitystä yhdistys. Yhdistyksen kotipaikka on Lahti ja toiminta-alueena koko Suomi. 

Tarkoitus ja toiminnan laatu 

2 §
Yhdistyksen tarkoituksena on runouden ja sanataiteen edistäminen sekä esilläpito. 

3 §
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys
– järjestää runo- ja muita kulttuuritilaisuuksia, monimuotoisia runokilpailuja, koulutuksia, seminaareja, keskustelu- sekä esiintymistilaisuuksia,
– harjoittaa tiedotus- ja julkaisutoimintaa,
– tekee yhteistyötä sanataiteen tutkimusta tekevien kanssa,
– toimii yhteistyössä kulttuuritoimen, kulttuurialan ammattilaisten ja harrastajien, oppilaitosten, yhdistysten ja yritysten kanssa,
– pitää yhteyksiä ja seuraa kansainvälisiä kulttuuritapahtumia ja tekee yhteistyötä niiden kanssa. 

Yhdistys voi toimintaansa varten hankkia varoja lahjoitusten, arpajaisten, yleisten rahankeräysten, juhlien ja vastaavien tilaisuuksien avulla, voi vastaanottaa testamentteja ja voi omistaa irtainta omaisuutta ja kiinteistöjä sekä harjoittaa julkaisu- ja kustannustoimintaa. 

Jäsenet 

4 §
Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä jokainen oikeustoimikelpoinen, luonnollinen henkilö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja toimintatavat. 

Yhdistys ylläpitää jäsenistä jäsenluetteloa, johon merkitään yhteydenpidon kannalta tarpeelliset jäsentä koskevat tiedot. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietoturvasäädöksiä. 

Kannatusjäseneksi voi hakeutua oikeustoimikelpoinen henkilö tai yhteisö, joka haluaa tukea yhdistyksen toimintaa. 

Kunniapuheenjohtajaksi ja kunniajäseneksi voidaan kutsua henkilö, joka on erittäin ansiokkaalla tavalla vaikuttanut yhdistyksen toimintaan. Kunniapuheenjohtajia voi olla kerrallaan vain yksi henkilö, kunniajäseniä voi olla nimettyinä yhtä aikaa useita. Arvonimet ovat elinikäiset, elleivät yhdistys ja nimetty henkilö yhdessä toisin sovi. 

Varsinaisen ja kannatusjäsenen jäsenyyden vahvistaa yhdistyksen hallitus. Kunniapuheenjohtajan ja kunniajäsenen hyväksyy hallitus tehdyn esityksen perusteella. 

5 §
Yhdistyksen varsinaiset jäsenet suorittavat vuosittain jäsenmaksun ja kannatusjäsenet kannatusmaksun, joiden suuruuden määrää yhdistyksen syyskokous. Kunniapuheenjohtajalta ja kunniajäseniltä ei peritä jäsenmaksua, heidät kuitenkin kirjataan jäsenluetteloon. 

6 §
Jäsen voi erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä yhdistyslain määräämällä tavalla. Yhdistys voi erottaa jäsenen, joka ei enää täytä jäsenyyden edellytyksiä: 

1) on jättänyt täyttämättä ne velvoitteet, joihin on yhdistykseen liittymällä sitoutunut;
2) on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä; tai
3) ei enää täytä laissa tai yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.
Yhdistyksen jäsen katsotaan eronneeksi, jos hän on jättänyt jäsenmaksunsa maksamatta tilivuoden aikana kehotuksesta huolimatta. 

Yhdistyksen varsinaiset kokoukset 

7 §
Yhdistyksen varsinaisen kokouksen (kevät- ja syyskokous) kutsuu koolle hallitus ilmoittamalla siitä jäsenille vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta kirjeellä tai sähköpostitse. Kokouskutsussa on mainittava käsiteltävät asiat. 

Etäosallistuminen yhdistyksen kokoukseen on mahdollista postitse tai tietoliikenneyhteyden välityksellä, mikäli se kokouskutsussa mainitaan. Etäosallistuminen edellyttää etukäteen osallistumisestaan ilmoittamista yhdistyksen sihteerille sekä etäosallistumismuodosta sopimista. 

Yhdistyksen kokous on päätösvaltainen, kun se on sääntöjen mukaan koolle kutsuttu. Päätökset tehdään, ellei näissä säännöissä toisin määrätä, yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaistaan vaalit arvalla, muissa asioissa tulee päätökseksi puheenjohtajan mielipide. 

8 §
Kullakin varsinaisella jäsenellä, kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenillä on läsnäolo-, puhe- ja äänioikeus yhdistyksen kevätja syyskokouksissa. Kannatusjäsenillä on yhdistyksen varsinaisissa kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus. 

9 §
Kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat: 

  1. Kokouksen avaus. 
  2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa. 
  3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. 
  4. Vahvistetaan kokouksen työjärjestys. 
  5. Esitetään edellisen tilikauden tilinpäätös, toimintakertomus sekä tilintarkastajan lausunto. 
  6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta. 
  7. Päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille. 
  8. Käsitellään muut, kokouskutsussa mainitut asiat. 
  9. Kokouksen päättäminen 

Syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat: 

  1. Kokouksen avaus. 
  2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa. 
  3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. 
  4. Vahvistetaan kokouksen työjärjestys. 
  5. Vahvistetaan yhdistyksen toimintasuunnitelma seuraavalle toimintakaudelle 
  6. Päätetään jäsenmaksujen suuruudet seuraavalle toimintakaudelle 
  7. Vahvistetaan yhdistyksen talousarvio seuraavalle toimintakaudelle. 
  8. Valitaan hallituksen puheenjohtaja sekä hallituksen jäsenet ja varajäsenet. 
  9. Valitaan tilintarkastaja ja varatilintarkastaja. 
  10. Käsitellään muut, kokouskutsussa mainitut asiat. 
  11. Kokouksen päättäminen 

10 §
Jäsenten esittämät asiat voivat tulla kokouksessa käsiteltäviksi, jos niistä on tehty kirjallinen esitys hallitukselle viimeistään kolmekymmentä (30) päivää ennen kokousta. Asioista, jotka mainitaan yhdistyslain 23 ja 24 §:ssä, ei saa tehdä päätöstä, ellei niistä ole kokouskutsussa erikseen mainittu. 

11 §
Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityistä ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty jollekin hallituksen jäsenelle. 

12 §
Tilikausi ja tilinpäätös Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilin- tai toiminnantarkastajalle riittävän ajoissa ennen kevätkokousta. Tilin- tai toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kahta viikkoa ennen kevätkokousta hallitukselle. Yhdistyksen tilin- tai toiminnantarkastajan toimikausi on yhdistyksen tilikausi. 

13 § Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa yhdistyksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai taloudenhoitaja kukin yksin. 

Hallitus 

14 §
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu syyskokouksessa valitut puheenjohtaja ja 3-6 muuta varsinaista jäsentä sekä 1-2 varajäsentä. Hallituksen toimikausi alkaa syyskokousta seuraavan vuoden alusta. 

Hallituksen toimikausi on yksi (1) vuosi. 

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuolelta sihteerin, taloudenhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi on läsnä. 

Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Hallituksen jäsen tai muu, jolle on uskottu yhdistyksen hallintoon kuuluva tehtävä, ei saa äänestää päätettäessä toiminnantarkastajien valitsemisesta tai erottamisesta taikka vastuuvapauden myöntämisestä, kun asia koskee hallintoa, josta hän on vastuussa. 

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. 

Etäosallistuminen hallituksen kokoukseen on mahdollista postitse tai tietoliikenneyhteyden välityksellä, mikäli se kokouskutsussa mainitaan. 

Hallituksen tehtävänä on, muualla näissä säännöissä mainittujen tehtävien lisäksi: 

  • edustaa yhdistystä ja panna toimeen yhdistyksen kokousten päätökset,
  • kutsua koolle yhdistyksen kokoukset ja valmistella niissä käsiteltävät asiat,
  • hoitaa taloudellisesti yhdistyksen varoja ja muuta omaisuutta sekä huolehtia siitä, että tilinpäätös tehdään määräaikaan,
  • laatia yhdistyksen kevätkokoukselle kertomus yhdistyksen toiminnasta edelliseltä kalenterivuodelta ja toimittaa kevätkokoukselle yhdistyksen tilinpäätös edelliseltä kalenterivuodelta toiminnantarkastajien lausuntoineen,
  • laatia yhdistyksen syyskokoukselle toimintasuunnitelma ja talousarvioesitys seuraavaa kalenterivuotta varten,
  • asettaa tarpeellisiksi katsomansa työryhmät ja toimikunnat,
  • valita tarvittavat edustajat yhteistyöelimiin ja kokouksiin,
  • huolehtia ja vastata yhdistyksen muiden asioiden hoitamisesta lain, näiden sääntöjen ja yhdistyksen kokouksen päätösten mukaisesti. 

Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen 

15 §
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. 

Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkautumisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.

Lahdessa 21.10.2021

Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste 11.9.2023

Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 § ja EU:n tietosuoja-asetus (GDPR)

Rekisterinpitäjä ja rekisteriasioita hoitava henkilö

Lahden Runomaraton ry
Rautatienkatu 3, 15100 Lahti
p. 040 127 9677
toimisto[at]runomaraton[piste]fi

Rekisterin nimi

Lahden Runomaraton, asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja voidaan käsitellä sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi ja palvelun toteuttamiseksi sekä muuhun yhteydenpitoon rekisteröidyn kanssa, asiakaspalvelussa, markkinointiviestinnässä, uutiskirjeiden lähettämisessä ja tiedottamisessa, verkkosivuston käyttäjäkokemuksen parantamisessa, sekä markkina- ja muiden tutkimusten ja analyysien tekemiseen.

Rekisterin käyttötarkoitus ja sisältö

Rekisteriin kerätään jäsenten, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden antamat tiedot, joita katsotaan tarvittavan asiakassuhteen asianmukaiseen hoitamiseen. Henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon, laskutukseen, palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja markkinointiin. Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat yrityksen/organisaation nimi, henkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite ja mahdollinen laskutusosoite.

Teknisesti kerättyä tietoa verkkopalvelun käytöstä voivat olla IP-osoite ja sijaintimaa tai -kaupunki, verkkopalvelujen käyttö ja ajankohta (esim. asiakkaan kulku verkkokaupassa ja käynnin kellonaika) käytetyn laitteen tiedot, käyttöjärjestelmän tyyppi ja ohjelmistoversiot, selaimen tyyppi ja kieliasetukset, asiakaspalvelun vuorovaikutus eri palvelukanavissa sekä ulkoiset sivustot, joista käyttäjä on saapunut tai joihin käyttäjä siirtyy rekisterinpitäjän verkkopalvelusta. Näitä tietoja käytetään yleisesti palvelun kehittämiseen ja asiakaskokemuksen parantamiseen eikä niitä tavanomaisesti yhdistetä yksittäiseen käyttäjään.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan sähköpostitse, puhelimitse, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas itse luovuttaa tietojaan, tai kolmansien tahojen tarjoamista analyysipalveluista kuten Google Analytics tai julkisista tietolähteistä. Palvelun tilaaja voi poistua rekisteristä milloin tahansa ilmoittamalla siitä asiakaspalveluun (toimisto[at]runomaraton[piste]fi).

Henkilötietojen säilytysajat

Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on lakisääteisesti pakollista. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi-, myynti-, mielipide- tai markkinatutkimustarkoituksiin. Luovuttaminen muihin tarkoituksiin on kuitenkin mahdollista perusteltua käyttötarkoitusta varten, kuten tilitoimiston kirjatessa maksutapahtumia tai Suomen lakien mukaisesti viranomaisille niin pyydettäessä. Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojaus

Henkilötietoja sisältävään rekisteriin sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Rekisteri on asianmukaisesti suojattuna rekisterinpitäjän tiloissa tai asianmukaisesti suojatulla palvelimella ja palvelussa, jonka tietosuojan taso on määräysten mukainen. Rekisteritiedot on suojattu organisaation ulkopuolisilta teknisillä ratkaisuilla ja sovelluksilla. Kaikki yrityksen käyttämät laitteet (kannettavat tietokoneet, tabletit ja puhelimet) on suojattu yksilöllisillä salasanoilla.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa tietonsa ja oikeus pyytää rekisterin ylläpitäjää oikaisemaan tai korjaamaan rekisteritietonsa. Tarkistus-, oikaisu- ja poistopyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna. Tarkastuspyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjälle yllä olevilla yhteystiedoilla. Henkilön on todistettava henkilöllisyytensä pyynnön yhteydessä.

Mahdollisista tietosuojarikkomuksista ilmoittaminen

Yhdistys tekee kaikkensa, että jäsnten henkilötiedot säilytetään turvallisesti. Mikäli kaikista ponnisteluista huolimatta tietoturvallisuutta loukataan, ilmoitetaan rikkomuksesta viipymättä viranomaisille ja tarvittaessa myös asianosaisille, jotta he voivat ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Yhdistys pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tätä tietosuojaselostetta.

Evästeilmoitus

Tietoa evästeistä

Jotta tämä sivusto toimisi mahdollisimman hyvin, se tallentaa aika ajoin laitteellesi pieniä datatiedostoja, joita kutsutaan evästeiksi (cookies). Tämä on yleinen käytäntö useimmissa isoissa verkkosivustoissa.

Mitä ovat evästeet

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita verkkosivusto tallentaa tietokoneellesi tai mobiililaitteellesi, kun käyt sivustolla. Evästeet tallentavat tietoa laitteesi käytöstä ja käyttötavoista, muun muassa käyttäjätunnuksesi, valitsemasi kielen, fonttikoon ja erilaiset näyttöasetukset. Näin tallentuneet tiedot tarvitsee antaa vain kerran eikä aina erikseen sivustolla käydessäsi tai sivuja selaillessasi.

Miten evästeitä käytetään

Tällä sivustolla käytetään Google Analytics -verkkopalvelua, jonka avulla seurataan mm. sivuston kävijämääriä ja millä sivuilla vieraillaan eniten. Google Analytics tallentaa vierailijan laitteen IP-osoitteen, jonka tietosuojalautakunta on katsonut kuuluvan henkilötietoihin.

Näiden evästeiden hyväksyminen ei ole sivuston toiminnan kannalta ehdottoman välttämätöntä, mutta ne helpottavat sivujen selaamista. Voit poistaa tai torjua evästeet, mutta tällöin jotkin sivuston toiminnot eivät mahdollisesti toimi tarkoitetulla tavalla. Evästeitä ei käytetä henkilöllisyyden tunnistamiseen, ja sivuston käyttöä kuvaavat tiedot ovat täysin sivuston verkkovastaavan hallinnassa. Evästeitä käytetään ainoastaan edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

Kuinka voit hallita evästeitä

Voit hallita ja/tai poistaa evästeitä vapaasti. Ohjeita löytyy osoitteesta aboutcookies.org. Voit poistaa kaikki tietokoneellasi olevat evästeet, ja useimmat selaimet voi asettaa torjumaan ne kokonaan. Muista kuitenkin, että jos torjut evästeet, joudut määrittämään tietyt asetukset aina uudestaan sivustolle palatessasi. Saattaa myös olla, että et voi käyttää joitakin sivustolla olevia palveluja ja toimintoja.